تجهیزات سالن کنفرانس و جلسات

تجهیز سالن همایش و تجهیز سالن کنفرانس در سال‌های اخیر نسبت به گذشته تغییرات چشمگیری کرده است. یکی از مهم‌ترین دلایل این تغییرات، فراگیری و محبوبیت زیاد کنفرانس ویدیویی است. در حال حاضر، کمتر اتاق کنفرانسی را می‌بینید که بدون تجهیزات سالن کنفرانس و جلسات ویدئویی مورد بهره‌برداری قرار بگیرد. اگرچه قیمت تجهیزات سالن کنفرانس نیز نسبت به گذشته افزایش یافته است، اما تجهیز سالن کنفرانس با سیستم  صوتی  کنفرانس و تصویری پیشرفته و تجهیزات کنفرانس ویدئویی، می‌تواند ارزش آن را داشته باشد.

این مقاله انواع تجهیزات سالن کنفرانس و جلسات را برمی‌شمارد و به شما در تجهیز سالن همایش به شیوه‌ای مدرن و کارآمد کمک می‌کند. برای اطلاع از راه‌کارهای تجهیز سالن همایش و تجهیز سالن کنفرانس خود، این مقاله از دست ندهید.

تجهیز سالن کنفرانس با سیستم کنترل AV

سیستم کنترل AV برای تجهیز سالن همایش ضروری است. این سیستم به شما امکان می‌دهد تا تمام تجهیزات سالن کنفرانس و جلسات را که صوتی و صوتی و تصویری هستند، از یک محل مرکزی مدیریت کنید. با یک سیستم کنترل AV، می‌توانید به‌راحتی بین دستگاه‌های ورودی مختلف سوئیچ کنید، صدا را تنظیم کنید و تنظیمات تجهیزات صوتی و تصویری خود را تغییر دهید. در یک کلام، سیستم کنترل AV دستگاهی است که تمام تجهیزات سالن کنفرانس و جلسات شما را به هم متصل کرده و کنترل می‌کند. شما می‌توانید انواع مختلفی از این سیستم را در بازار پیدا کنید. انواع پیشرفته سیستم کنترل AV ممکن است قیمت تجهیزات سالن کنفرانس شما را زیاد کنند.

کارکردهای اصلی این نوع از تجهیزات سالن کنفرانس و جلسات به شرح زیر است:

مدیریت صفحه نمایش تلویزیون و سیستم‌های صوتی

روشن و خاموش‌کردن چراغ‌ها

روشن و خاموش کردن وب‌کم و بلندگوها

روشن و خاموش کردن پروژکتور

اتصال دستگاه‌های خارجی به سخت‌افزار کنفرانس

تخته سفید تعاملی برای تجهیز سالن همایش

تخته سفید تعاملی یکی از تجهیزات سالن کنفرانس و جلسات است که راهی عالی برای شروع کردن جلسه کنفرانس محسوب می‌شود. شما می‌توانید با به‌کاربردن این نوع از تجهیزات سالن همایش، از همان ابتدای جلسه، مدعوین را مشارکت دهید و یک کنفرانس عالی را برقرار کنید. از آن گذشته، قیمت تجهیزات سالن کنفرانس از این نوع هم خیلی زیاد نیست.

یک تخته سفید تعاملی برای تجهیز سالن کنفرانس و تجهیزات سالن همایش ضروری است و یکی از به رسمیت شناخته‌شده‌ترین تجهیزات سالن کنفرانس و جلسات محسوب می‌شود. این گجت هوشمند معمولاً شامل یک برد، یک صفحه نمایش و یک کامپیوتر است. به عبارت دیگر، این برد به شما کمک می‌کند تا جلسات آنلاین کنفرانس خود را مدیریت کنید.

بلندگو، میکروفون و تلفن‌های کنفرانس

برای تجهیز سالن همایش و تجهیز سالن کنفرانسی که مساحت زیادی دارد، به‌کارگیری بلندگو و میکروفن به عنوان بخشی از تجهیزات سالن کنفرانس و جلسات واقعا ضروری است. اگر صدا ناواضح باشد، جلسات کنفرانس بدون فایده می‌شوند. از آن گذشته، در مورد کنفرانس‌های ویدئویی لازم است افرادی که آنلاین وصل می‌شوند به کمک این تجهیزات سالن همایش، صدای هرکسی را که صحبت می‌کند به وضوح بشنود. استفاده از میکروفن و بلندگو کمک می‌کند تا بتوانید به افراد برای صحبت‌کردن نوبت بدهید و در صورت لزوم بلندگو را قطع کنید. قیمت این تجهیزات سالن کنفرانس و جلسات بسته به مدل و امکانات آنها متفاوت است، اما معمولا ارزان نیست؛ چون تجهیزات صوتی شما باید اکو، نویزهای پس‌زمینه و سایر صداهای اطراف را کاهش دهند.

به طور معمول یک میکروفن، روی میز هر فرد قرار می‌گیرد. با این حال، اگر اتاق چندان بزرگ نباشد، تجهیز سالن همایش با تعداد کم بلندگو و میکروفن هم ممکن است.

همچنین اگر از تلفن کنفرانس به عنوان یکی از تجهیزات سالن همایش استفاده کنید، می‌توانید به وسیله آن با شرکت‌کنندگان از راه دور در طول جلسه ارتباط برقرار کنید. گاهی اوقات همکاران یا مشتریان بالقوه از راه دور نمی‌توانند یا نمی‌خواهند از طریق کنفرانس ویدیویی به جلسه وارد شوند. در این موارد تجهیزات سالن همایش از نوع تلفن کنفرانس می‌توانند مشکل را حل کنند.

تلفن‌های کنفرانس مدرن به گونه‌ای طراحی شده‌اند که کیفیت صدای خیلی خوبی را از میکروفون‌های 360 داخلی خود پخش می‌کنند. برخی از این تجهیزات سالن همایش آن‌قدر صدای زنده‌ای را ارائه می‌دهند که انگار خود فردی که پشت خط است، در اتاق جلسه حضور دارد.

برای آشنایی با اجرای  سالن کنفرانس به صفحه مورد نظر مراجعه کنید.

تجهیزات سالن همایش برای برقراری ویدئو کنفرانس

علاوه بر تجهیزات عمومی سالن کنفرانس و جلسات که درباره آن صحبت کردیم، برخی از تجهیزات سالن همایش برای ویدئو کنفرانس مناسب هستند. قیمت تجهیزات سالن کنفرانس از نوع ویدئو کنفرانس نسبت به سایر تجهیزات قدری گران‌تر است، با این حال تجهیز سالن همایش با این وسایل کاملا ضروری است. در دنیای مدرن، بسیاری از کنفرانس‌ها به صورت آنلاین و از راه دور برقرار می‌شوند و تجهیزات سالن کنفرانس و جلسات باید به گونه‌ای باشند که بتوانند تماس‌های با کیفیتی را برقرار کنند. تجهیزات سالن همایش ویدئو کنفرانس، هم سخت‌افزاری هستند و هم نرم‌افزاری. بیایید ببینیم تجهیز سالن همایش و تجهیز سالن کنفرانس ویدئویی چطور انجام می‌شود.

صفحه نمایش بزرگ

برای این‌که بتوانید مدعوین خود را ببینید، لازم است یک صفحه نمایش بزرگ و با کیفیت را به‌عنوان تجهیزات سالن همایش خریداری کنید. این مونیتور بر اساس اندازه اتاق و اهداف شما می‌تواند یک یا دو عدد باشد. با استفاده از آن می‌توانید افرادی را که به شکل برخط در کنفرانس شرکت می‌کنند ببینید و علاوه بر این، اسناد و مدارک را روی این صفحه به اشتراک بگذارید تا هم افرادی که در اتاق هستند و هم مهمانان آنلاین بتوانند آنها را ببینند. پخش فیلم و صوت، گزارش فعالت‌ها و مواردی از این قبیل را می‌توانید از این نوع از تجهیزات سالن همایش انتظار داشته باشید.

باید دقت داشته باشید قیمت تجهیزات سالن کنفرانس معمولا بالاست و قیمت یک مانیتور بزرگ و با کیفیت می‌تواند این قیمت را افزایش دهد. آنچه می‌خرید لازم است بتواند به اینترنت متصل شود و ورودی‌هایی را از بلند‌گوها گرفته و خروجی صدا را با کیفیت خوبی ارائه دهد. علاوه بر این، تجهیز سالن همایش با استفاده از مانیتور مستلزم قابلیت اتصال آن به کامپیوتر و لپ تاپ است. به عبارت دیگر، این نوع از تجهیزات سالن کنفرانس و جلسات باید دارای ورودی‌ها و خروجی‌های زیادی باشد. اگرچه خرید یک مانیتور خوب قیمت تجهیزات سالن کنفرانس را زیاد می‌کند، اما ضروری است و ارزش آن را هم دارد.

دوربین و وبکم برای تجهیز سالن همایش

بسته به این‌که روش تجهیز سالن کنفرانس چطور است و اتاق چه اندازه فضا دارد، برای استفاده از دوربین و وبکم تصمیم گرفته می‌شود. این دو وسیله از جمله تجهیزات سالن کنفرانس و جلسات هستند که حتما باید وجود داشته باشند. در غیر این صورت، مدعوین برخط نمی‌توانند ببینند در سالن چه می‌گذرد.

قیمت تجهیزات سالن کنفرانس از نوع دوربین و وبکم، بسته به این است که این وسایل به‌طور جداگانه تهیه شوند و یا جزئی از ساختار تجهیزات دیگر مثل لپ‌تاپ باشند. برای مثال اگر تجهیزات سالن همایش به گونه‌ای چیده شده باشند که هر فرد داخل اتاق از یک لپ‌تاپ اختصاصی استفاده کند، احتمالا دیگر نیازی به تجهیز سالن کنفرانس با دوربین و وبکم جداگانه نیست.

اما اگر روش تجهیز سالن کنفرانس به گونه‌ای دیگر باشد، برای برقراری ویدئو کنفرانس نیاز به نصب دوربین و یا وب کم جداگانه است. می‌توان وب‌کم را به‌طور مجزا در اختیار هر کدام از مدعوین قرار داد و یا تجهیز سالن کنفرانس را به‌وسیله یک یا چند دوربین خاص با قابلیت چرخش و گرفتن تصاویر اتوماتیک انجام داد. قیمت تجهیزات سالن کنفرانس وقتی دوربین حرفه‌ای به‌طور جداگانه نصب می‌شود بیشتر است. این در حالی است که قیمت تجهیزات سالن کنفرانس وقتی دوربین و وبکم توکار به‌کار می‌رود بسیار کمتر خواهد بود.

اتصال اینترنت سالن کنفرانس و جلسات

برقراری یک کنفرانس ویدئویی بدون اینترنت امکان‌پذیر نیست. پس اتصال اینترنت، یکی از اساسی‌ترین تجهیزات سالن کنفرانس و جلسات محسوب می‌شود که بر قیمت تجهیزات سالن کنفرانس اثر دارد. تجهیز سالن کنفرانس با اینترنت خود می‌تواند به شیوه‌های مختلفی انجام شود. اگر از اینترنت ارائه شده توسط خطوط مخابرات استفاده می‌شود، استفاده از مودم به‌عنوان تجهیزات سالن همایش اجتناب‌ناپذیر است. تجهیز سالن کنفرانس باید به گونه‌ای باشد که تمام تجهیزات سالن همایش قابلیت اتصال به اینترنت را داشته باشند. این می‌تواند شامل رایانه‌های شخصی، مانیتور، تخته وایت‌برد و دوربین‌ها باشد.

استفاده از یک اینترنت با سرعت با پهنای باند زیاد برای تجهیز سالن همایش ضروری است. اگر از یک اینترنت اختصاصی در شرکت استفاده می‌کنید، می‌توانید در زمان برقراری کنفرانس‌های مهم، پهنای باند مورد استفاده در سایر قسمت‌های شرکت را محدود کرده و آن را به ویدئو کنفرانس اختصاص دهید. قیمت تجهیزات سالن کنفرانس از نوع اتصال اینترنت، وابسته به شرکت ارائه دهنده، پهنای باند و سرعت اینترنت است. علاوه بر این، قیمت تجهیزات سالن کنفرانس مرتبط با کانکشن اینترنت شامل هزینه سیم‌ها، مودم و سایر رابط‌های احتمالی مورد نیاز که برای تجهیز سالن همایش استفاده می‌شوند هم هست.

نرم‌افزار کنفرانس ویدئویی برای تجهیز سالن کنفرانس

به لطف محبوبیت کنفرانس‌های ویدئویی، اکنون تعداد زیادی نرم‌افزار و برنامه‌های مختلف برای میزبانی جلسات و تجهیز سالن همایش موجود است.

نرم‌افزار ویدئو کنفرانس، کلید کل فرآیند میزبانی یک جلسه است و یکی از کلیدی‌ترین تجهیزات سالن همایش محسوب می‌شود. با تجهیز سالن همایش با پلتفرم‌هایی مانند RingCentral Video، تنها کاری که برای میزبانی یک کنفرانس باید انجام دهید ارسال یک پیوند است. این نرم‌افزار از میکروفون و دوربین شما برای ایجاد یک اتاق جلسه مجازی استفاده می‌کند.

برخی از نرم‌افزارهایی که به‌عنوان تجهیزات سالن کنفرانس و جلسات استفاده می‌شوند، رایگان هستند؛ اما برخی دیگر مستلزم پرداخت هزینه هستند. علاوه بر این، تجهیز سالن کنفرانس با نرم‌افزارهای تخصصی که به شکل اختصاصی برای یک شرکت خاص ساخته می‌شوند نیز یکی دیگر از گزینه‌های تجهیز سالن همایش است.

تعدادی از نرم‌افزارهای رایگانی که می‌توانید به‌عنوان بخشی از تجهیزات سالن کنفرانس و جلسات از آنها استفاده کنید شامل موارد زیر هستند:

Zoom

Google Hangouts

Dialpad Meetings

TrueConf Online

Skype

FreeConference

Lifesize Go

Slack Video Calls

قیمت تجهیزات سالن کنفرانس

برخی از نرم‌افزارهای رایگانی که به عنوان تجهیزات سالن همایش استفاده می‌شوند، با پرداخت مبلغی پول، امکانات بیشتری را در اختیار شما قرار می‌دهند. قیمت تجهیزات سالن کنفرانس شامل نرم‌افزارهایی است که برای تجهیز سالن کنفرانس به کار می‌روند. اگرچه نرم‌افزارهای رایگان قیمت تجهیزات سالن کنفرانس را می‌کاهند، اما ممکن است امکانات لازم را برای برقراری کنفرانس‌های بزرگ نداشته باشند. با پرداخت قیمت تجهیزات سالن کنفرانس نرم‌افزاری شما می‌توانید از امکانات بیشتری بهره ببرید.

در انتها یک گزینه دیگر نیز برای تجهیز سالن همایش و تجهیز سالن کنفرانس وجود دارد و آن سفارش دادن نرم‌افزارهای تخصصی برای یک شرکت است. این تجهیزات سالن همایش، برای شرکت‌هایی توصیه می‌شوند که نیازهای خاصی دارند، امنیت بالایی را می‌طلبند و پرداخت قیمت تجهیزات سالن کنفرانس برای آنها به‌صرفه است. بهتر است کسب و کارهای کوچک برای برای تجهیز سالن همایش و تجهیز سالن کنفرانس خود از نرم‌افزارهای عمومی رایگان و یا نسخه پولی آنها بهره ببرند تا بتوانند قیمت تجهیزات سالن کنفرانس را مقرون به صرفه نگه دارند.

از طرف دیگر برای کاربردها نظامی، پزشکی و مواردی از این قبیل، که نیاز به تجهیزات سالن همایش با کیفیت بالا و امنیت فوق‌العاده است، تجهیز سالن همایش و تجهیز سالن کنفرانس با استفاده از این این نرم‌افزارهای تخصصی منطقی است.

برای این کار، لازم است از یک تیم حرفه‌ای برنامه‌نویسی کمک بگیرید تا آنچه را که نیاز دارید طراحی کرده و در قالب یک برنامه تخصصی در اختیار شما قرار دهند. از آنجا که احتمالا این نرم‌افزارها نیاز به پشتیبانی و ارتقا دارند، احتمالا قیمت تجهیزات سالن کنفرانس به مرور زمان بیشتر می‌شود، چون مرتبا برای این بخش از تجهیزات سالن همایش باید پول پرداخت کنید.

تجهیز سالن همایش و تجهیز سالن کنفرانس برای برقراری یک جلسه اصولی، با کیفیت و مدرن ضروری است. تجهیزات سالن کنفرانس و جلسات انواع مختلفی دارند و برخی از آنها سخت‌افزاری و برخی دیگر نرم‌افزاری هستند. قیمت تجهیزات سالن کنفرانس به موارد زیادی، از جمله کیفیت تجهیزات، تعداد آنها و وابستگی آنها با هم بستگی دارد. هرچه اتاق بزرگ‌تر باشد، احتمالا قیمت تجهیزات سالن کنفرانس هم بیشتر می‌شود، چون لازم است تعداد بیشتری تجهیزات سالن کنفرانس و جلسات خریداری گردد و هزینه نگهداری و تعمیر آنها هم بیشتر می‌شود. نرم‌افزارهای ویدئو کنفرانس یکی دیگر از تجهیزات سالن همایش هستند که ممکن است رنج وسیعی از قیمت، از رایگان گرفته تا بسیارگران را به خود اختصاص دهند. این تجهیزات سالن همایش در حقیقت پلتفرم هایی برای برقراری جلسه می‌باشند.

مطالعه بیشتر: نصب پنل آکوستیک